Angebot, Auftrag oder Lieferschein erstellen

Um einen neuen Beleg zu erstellen, klicke im Menü auf "Belege" und danach auf "Erstellen" und wähle aus, was du erstellen möchtest: "Angebot", "Auftrag" oder "Lieferschein", abhängig davon, welche Art von Beleg du erstellen möchtest. 

Wähle als erstes einen Kunden (= Kontakt) aus. Gib dafür einfach im Feld "Kundennummer / Suche nach Kunden" einen Teil der Kundennummer, des Nachnamens oder des Vornamens bzw. des Firmennamens ein. Das System schlägt dir automatisch alle passenden Kontakte vor, aus denen du dann auswählen kannst. Natürlich kannst du auch alle Felder darunter händisch ausfüllen - das macht dann Sinn, wenn du den Kunden nicht als Kontakt gespeichert hast.

Im mittleren Bereich findest du das ausgewählt Layout, solltest du noch kein Standard Layout haben kannst du hier eines auswählen. Das kann entweder die Vorlage sein, die du als allgemeinen Standard im Layout-Designer definiert hast oder die Vorlage, die für die Personengruppe definiert ist, zu der der ausgewählte Kontakt gehört. Du kannst hier auch eine andere Vorlage auswählen. Die Vorlage selbst kannst du im Layout-Designer erstellen bzw. ändern. Hinweis: nicht im jeden Paket ist es möglich zwischen Vorlagen zu wechseln bzw. mehrere Layouts zu haben oder diese zu bearbeiten - siehe Preiseseite.

Unter der Vorlage wählst du das Datum für den Beleg aus. Voreingestellt ist immer das Tagesdatum. Das Datum für die Gültigkeit ist immer auf ein Monat in der Zukunft eingestellt, kann aber auch manuell überschrieben werden.

Rechts siehst du Lieferbedingungen und Zahlungskonditionen bzw. Zahlungsdetails sowie die Steuerart.

Beispiel Angebot:

Als nächstes gibst du, wenn du möchtest, einen Betreff ein. 

Nun fügst du das Produkt ein. Du kannst wie oben entweder in das Feld der Produktnummer oder des Produkt reinklicken und lostippen und so die Suche in deinen angelegten Produkten starten, oder ein neues Produkt eintragen. Beachte, dass dieses Produkt nicht automatisch angelegt wird.

Du kannst die Bezeichnung, sowie Betrag auch noch ändern. Auch kannst du pro Produkt einen Rabatt vergeben in % oder Absolut.

Du kannst nach dem Auswählen des Produkts auch noch sämtliche Felder ändern bzw. anpassen. Auch kannst du pro Produkt einen Rabatt vergeben in % oder Absolut indem du auf das Symbol im Rabatt klickst.

Wenn du für den EU-OSS (EU-One-Stop-Shop) registriert bist, wählst du unter "Steuerart" den Eintrag "EU-OSS" aus (im Screenshot oben steht aktuell "Österreichische Ust"), darunter dann noch das Land, wohin die Rechnung gehen soll. Bei den Produkten ändert sich je nach gewähltem Land die Auswahl der möglichen Steuersätze, passe dies gegebenenfalls bitte an.

Wenn du fertig bist, kannst du rechts oben speichern. Hierbei wird der Status "in Bearbeitung" vergeben und die Rechnung kann noch verändert werden. Außerdem hat die Rechnung die Belegnummer X - erst, wenn du eine Rechnung endgültig abschließt, bekommt sie eine laufende Rechnungsnummer zugewiesen. Mit Klick auf den Button "Vorschau" öffnet sich ein neues Fenster mit der PDF-Vorschau deines Beleges. Wenn du den Beleg kontrolliert hast, musst du den Beleg abschließen (= Status "Abgeschlossen"). Klicke dazu rechts oben auf den Button "Erstellen". Damit wird die Rechnung abgeschlossen und die nächste freie Belegnummer automatisch vergeben.

Danach wird der Beleg abgeschlossen und erhält eine Belegnummer.