Durchlaufende Posten oder Weiterverrechnung von Kosten

Unterschiede zwischen durchlaufenden Posten und der Weiterverrechnung von Kosten: Leitfaden für die korrekte Rechnungsstellung

Bei der Rechnungsstellung ist es entscheidend, zwischen durchlaufenden Posten und der Weiterverrechnung von Kosten zu unterscheiden, da beide unterschiedliche steuerliche Behandlungen erfordern.

Durchlaufende Posten

Durchlaufende Posten sind Beträge, die ein Unternehmen im Namen und auf Rechnung eines Dritten vereinnahmt oder ausgibt. Sie gelten weder als Betriebseinnahmen noch als Betriebsausgaben und sind daher umsatzsteuerfrei. Typische Beispiele sind:

• Orts- und Kurtaxen
• Rezeptgebühren
• Begutachtungsplaketten gemäß § 57a KFG
• Von Rechtsanwälten oder Notaren weiterverrechnete Gerichtsgebühren
• Auslagen von Spediteuren wie Zölle oder Einfuhrumsatzsteuer

Bei der Rechnungsstellung sollten durchlaufende Posten separat vom eigenen Entgelt ausgewiesen und ohne Umsatzsteuer weiterverrechnet werden. Üblicherweise werden die Originalbelege dem Auftraggeber zur Buchhaltung übergeben.

Weiterverrechnung von Kosten

Kosten, die im eigenen Namen bezogen und im Zusammenhang mit der Leistungserbringung an den Kunden weiterverrechnet werden, unterliegen der Umsatzsteuer. Beispiele hierfür sind:

• Frachtspesen
• Reisekosten
• Telefongebühren

Der anzuwendende Umsatzsteuersatz richtet sich nach dem der Hauptleistung, unabhängig davon, welcher Steuersatz für die Nebenleistung isoliert gelten würde. Selbst umsatzsteuerfreie Leistungen können dadurch umsatzsteuerpflichtig werden. Die Originalrechnungen verbleiben in diesem Fall im Unternehmen.

Wichtiger Hinweis

Um eine doppelte Besteuerung zu vermeiden, sollten bei der Weiterverrechnung von Kosten stets die Nettobeträge herangezogen werden. Diese werden zum Nettohonorar addiert, und die Gesamtsumme wird mit dem entsprechenden Umsatzsteuersatz in Rechnung gestellt.

Fazit

Eine korrekte Unterscheidung zwischen durchlaufenden Posten und weiterverrechneten Kosten ist essenziell für die ordnungsgemäße Rechnungsstellung und die Einhaltung steuerlicher Vorschriften. Fehler können zu steuerlichen Nachteilen führen. Bei Unsicherheiten ist es ratsam, fachlichen Rat einzuholen.