Layout Designer

Klicke auf den kleinen Pfeil oberhalb von "Dashboard" und wähle "Einstellungen" - "Layout Designer", um zu den Einstellungsmöglichkeiten zu gelangen.

Du siehst als erstes eine Übersicht über die bereits vorhandenen Layouts:

Möchtest du das Aussehen deiner Belege (= Angebot, Auftrag, Rechnung, Lieferschein) ändern, kannst du dies im Layout Designer machen. Wähle entweder eines der bestehenden Layouts aus, oder klicke rechts oben auf "Neues Layout", um ein neues Layout anzulegen.

Beachte bitte: Die Vorlage "Dienstleistung (Standard)" steht dir derzeit nur beim Erstellen eines neuen Betriebes oder beim Anlegen eines neuen Accounts zur Verfügung!

Alternativ kannst du auch das vorhandene Layout kopieren, indem du auf die drei Punkte am Ende der Zeile des zu kopierenden Layout klickst und den Punkt "Kopieren" wählst.

 Nach Klick auf "Neues Layout" kannst du alle erforderlichen Daten eingeben:

Dateiname: Name des Layouts

Faktura Standard: Anwählen, wenn das Layout standardmäßig für Rechnungen verwendet werden soll

Registrierkassen Standard: Anwählen, wenn das Layout standardmäßig für Registrierkassen-Belege verwendet werden soll

Belegtyp: Innerhalb eines Layout-Sets kannst du alle Belegtypen (Angebot, Auftrag, Rechnung/Gutschrift, Lieferschein, Mahnung 1, Mahnung 2, Mahnung 3, Bon) bearbeiten. Wähle entsprechend aus der Liste aus, welchen Belegtyp du bearbeiten möchtest.

Layout bearbeiten

Belegtyp auswählen:

Zuerst musst du den Belegtyp auswählen, den du bearbeiten möchtest (zB Angebot). Innerhalb eines Layout-Sets sind sämtliche Belegtypen gespeichert.

Vorschau:

Rechts siehst du die Vorschau des gewählten Belegs und kannst dort Änderungen vornehmen. Klicke dazu einfach auf den gewünschten Bereich, sodass dieser aktiv ist. Alternativ kannst du links unterhalb von "Belegtyp" aus der Liste bei "Blockelement" den gewünschten Bereich auswählen, den du bearbeiten möchtest.

Blockelemente:

Der Beleg ist in verschiedene Blockelemente aufgeteilt. Folgende Blockelemente kannst du bearbeiten: Briefkopf, Empfänger, Seite, Tabelle, Logo, Schlusstext, Vortext, Info, Fusstext, Überschrift, QR-Code

Wenn du andere Blockelemente nicht drucken möchtest, wähle zuerst das Blockelement aus der Liste oben aus und wähle dann die gewünschte Einstellung bei "Elementsichtbarkeit" aus.

Besonderheiten bei bestimmten Blockelementen:

bei "Empfänger": Wahloption, ob das Land des Empfängers angedruckt werden soll oder nur, wenn es sich nicht um Österreich handelt

bei "Tabelle": In der Tabelle werden deine Produkte aufgelistet, wenn du einen Beleg erstellt. Hier kannst du verschiedene Einstellungen wie Schriftart, -größe, -formatierungen, Zeilenbeschriftungen usw. einstellen. Du kannst außerdem definieren, welche Spalten eingeblendet werden sollen und kannst auch die Überschriften der einzelnen Spalten ändern. Achtung: Die Spalten "Pos", "Bezeichnung" und "Summe" können nicht ausgeblendet werden.

bei "Logo": Hier kannst du dein Firmenlogo hochladen, indem du auf "Logo hochladen" klickst. Zulässige Dateitypen: *.jpg, *.jpeg, *.bmp, *.png. Mit Klick auf "Logo entfernen" löschst du das Logo wieder.
WICHTIG: Damit dein Logo in den korrekten Farben gedruckt wird, speichere dieses in deinem Bildbearbeitungsprogramm im RGB-Farbraum.
Um das Seitenverhältnis deines Logos zu erhalten setze den Haken bei "Proportionen beibehalten". Achtung: die Darstellung im Designer ändert sich dadurch nicht, der Unterschied ist erst auf dem PDF ersichtlich

bei "QR-Code": Möchtest du anstelle eines Logos lieber ein Briefpapier verwenden, wähle das Blockelement "QR-Code" aus. Dort klicke auf "Briefpapier PDF-Datei hochladen". Solltest du mit dem Briefpapier bestehende Variablen ersetzen, lösche diese bitte aus den einzelnen Elementen. Wahlweise kannst du das Briefpapier auch nur auf der ersten Seite deines Layouts drucken. Wenn du das möchtest, setze das Häkchen bei "Briefpapier nur auf der ersten Seite drucken". Das Blockelement kannst du auch komplett ausblenden, indem du das Häkchen bei "QR-Code anzeigen" entfernst.

Formatierungsmöglichkeiten:

Definiere die Text-Ausrichtung (linksbündig, zentriert, rechtsbündig, Blocksatz), fett, kursiv und/oder Unterstreichung. Außerdem kannst du die Schriftfarbe, -größe und -art einstellen.

Variablen:

Variablen sind Platzhalter, die vom System automatisch befüllt werden. Je nachdem, welches Blockelement du gerade bearbeitest, werden dir links unter "Variablen einfügen" nur die Variablen angezeigt, die dem Blockelement zugeordnet sind. Wenn du in der Liste alle Variablen zur Auswahl haben möchtest, setze das Häkchen bei "alle Variablen anzeigen".

Folgende Variablen stehen zur Verfügung:

Briefkopf_Abkuerzung: aktuell ohne Funktion

Briefkopf_Anrede: Anrede aus deinen Stammdaten (von "Einstellungen" – "Eigene Betriebe" - Feld "Anrede")

Briefkopf_BIC: BIC aus deinen Stammdaten (von "Einstellungen" – "Eigene Betriebe" - Feld "BIC")

Briefkopf_BLZ: aktuell ohne Funktion

Briefkopf_Bank: Bank aus deinen Stammdaten (von "Einstellungen" – "Eigene Betriebe" - Feld "Bankname")

Briefkopf_Bezeichnung: aktuell ohne Funktion

Briefkopf_Email: E-Mail-Adresse aus deinen Stammdaten (von "Einstellungen" – "Eigene Betriebe" - Feld "E-Mail")

Briefkopf_Fax: aktuell ohne Funktion

Briefkopf_Firmenname: Firmenname des Betriebs (von "Einstellungen" - "Eigene Betriebe" - Feld "Firmenname")

Briefkopf_IBAN: IBAN aus deinen Stammdaten (von "Einstellungen" - "Eigene Betriebe" - Feld "IBAN")

Briefkopf_KtNr: aktuell ohne Funktion

Briefkopf_Land: Land aus deinen Stammdaten (von "Einstellungen" - "Eigene Betriebe" - Feld "Länderauswahl")

Briefkopf_LandesKuerzel: Landeskürzel gem. dem eingestellten Land aus deinen Stammdaten (von "Einstellungen" - "Eigene Betriebe" - Feld "Länderauswahl")

Briefkopf_Nachname: Nachname aus deinen Stammdaten (von "Einstellungen" - "Eigene Betriebe" - Feld "Nachname")

Briefkopf_Ort: Ort aus deinen Stammdaten (von "Einstellungen" - "Eigene Betriebe" - Feld "Ort")

Briefkopf_PLZ: Postleitzahl aus deinen Stammdaten (von "Einstellungen" - "Eigene Betriebe" - Feld "PLZ")

Briefkopf_Strasse: Straße aus deinen Stammdaten (von "Einstellungen" - "Eigene Betriebe" - Feld "Straße")

Briefkopf_Telefon_1: Telefonnummer aus deinen Stammdaten (von "Einstellungen" - "Eigene Betriebe" - Feld "Telefon")

Briefkopf_Telefon_2: aktuell ohne Funktion

Briefkopf_Telefon_Privat: aktuell ohne Funktion

Briefkopf_Titel: Titel aus deinen Stammdaten (von "Einstellungen" - "Eigene Betriebe" - Feld "Titel")

Briefkopf_UID: UID (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) aus deinen Stammdaten (von "Einstellungen" - "Eigene Betriebe" - Feld "UID")

Briefkopf_Vorname: Vorname aus deinen Stammdaten (von "Einstellungen" - "Eigene Betriebe" - Feld "Vorname")

Briefkopf_Webseite: Webseite aus deinen Stammdaten (von "Einstellungen" - "Eigene Betriebe" - Feld "Webseite")

Empfaenger_Bezeichnung: Firmenname des Kontakts (von "Kontakte" - "Kontakt" - Feld "Firmenname")

Empfaenger_Strasse: Straße des Kontakts (von "Kontakte" - "Kontakt" - Feld "Straße")

Empfaenger_PLZ: PLZ des Kontakts (von "Kontakte" - "Kontakt" - Feld "PLZ")

Empfaenger_Ort: Ort des Kontakts (von "Kontakte" - "Kontakt" - Feld "Ort")

Empfaenger_Land: Land des Kontakts (von "Kontakte" - "Kontakt" - Feld "Land")

Empfaenger_BriefAnrede: Anrede des Kontakts (von "Kontakte" - "Kontakt" - Feld "Anrede")

Empfaenger_Hauptansprechpartner: Kombination aus Vor- und Nachname des Empfängers (von "Kontakte" - "Kontakt" - Felder "Vorname" und "Nachname")

Fusstext_Firmenbuchnummer: Firmenbuchnummer (= Handelsgerichtsnummer) aus deinen Stammdaten (von "Einstellungen" - "Eigene Betriebe" - Feld "Handelsgerichtsnummer“)

Fusstext_Handelsgericht: Handelsgericht (= Firmenbuchgericht) aus deinen Stammdaten (von "Einstellungen" - "Eigene Betriebe" - Feld "Handelsgericht“)

Info_Angebot_GueltigBis: Datum, bis zu dem das Angebot gültig ist (von "Belege" - "Angebot"; funktioniert nur für Belegart "Angebot")

Info_Angebot_GueltigVon: Datum, von dem an das Angebot gültig ist (von "Belege" - "Angebot"; funktioniert nur für Belegart "Angebot")

Info_Beleg_DatumKurz: Belegdatum im Format TT.MM.YYYY

Info_Beleg_DatumLang: Belegdatum im Format TT. Monatsname YYYY

Info_Beleg_Jahr: Jahr, in dem der Beleg erstellt wurde

Info_Beleg_Nummer: Belegnummer; wenn der Beleg noch nicht abgeschlossen ist, wird "X" angedruckt.

Info_Beleg_Status: Status des Belegs, zB "in Bearbeitung"

Info_Betrieb_Fibukonto: aktuell ohne Funktion

Info_Druck_Datum: Datum, an welchem der Beleg gedruckt wurde

Info_Druck_DatumUhrzeit: Uhrzeit, zu der der Beleg gedruckt wurde

Info_Erstellung_Datum: Uhrzeit, zu der der Beleg erstellt wurde

Info_Kassa_Identifikationsnummer: Identifikationsnummer der Registrierkassa (von "Einstellungen" - "Registrierkassa" - Feld "KassenID")

Info_Kassa_Interne_Nummer: Interne Kassennummer der Registrierkassa (von "Einstellungen" - "Registrierkassa" - Feld "Interne Kassennummer")

Info_Kassa_Kurzbezeichnung: Kurzbezeichnung der Registrierkassa (von "Einstellungen" - "Registrierkassa" - Feld "Kassenname (kurz)")

Info_Kundennummer: Kundennummer des Empfängers (von "Kontakte" - "Kontakt" - Feld "Kundennummer")

Info_LieferscheinDatum: Datum des Lieferscheins (funktioniert nur für Belegart "Rechnung")

Info_LieferscheinNr: Lieferscheinnummer (funktioniert nur für Belegart "Rechnung")

Info_Sepa_CreditorIdentifikation: Kreditoren-ID aus deinen Stammdaten (von "Einstellungen" - "Eigene Betriebe" - Feld "Kreditoren-ID“)

Info_Sepa_MandatsReferenz: Mandantsreferenz für SEPA-Lastschriften (von "Kontakte" - "Kontakt" - Feld "Mandatsreferenz SEPA Bankeinzuge")

Info_UID_Empfaenger: UID des Kontakts (von "Kontakte" - "Kontakt" - Feld "UID")

Schlusstext_Faelligkeitsdatum: Fälligkeitsdatum der Rechnung (von "Rechnungen" - "Rechnung")

Schlusstext_Kassa_Gegeben: Betrag, der bei Barzahlung vom Kunden ausgehändigt wurde (relevant für Registrierkassen-Bons)

Schlusstext_Kassa_Restgeld: Restbetrag, den der Kunde zurückerhält (relevant für Registrierkassen-Bons)

Schlusstext_Lieferadresse: Lieferadresse, die beim Beleg hinterlegt ist

Schlusstext_Lieferkonditonen: Lieferkonditionen, die beim Beleg hinterlegt sind

Schlusstext_Steuerhinweis: Bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung wird an dieser Stelle der Satz "Hinweis gem. UStG: Steuerfrei als innergemeinschaftliche Lieferung." angedruckt.

Schlusstext_Zahlungsart: Zahlungsart, die beim Beleg hinterlegt ist

Schlusstext_Zahlungskonditionen: Zahlungskonditionen, die beim Beleg hinterlegt sind

Seiten_SeitenNr: Seitennummer

Tabelle_UST_Satz: Umsatzsteuersatz; wird nur für die Produkttabelle verwendet

Ueberschrift_Beleg_Jahr: Jahr, in dem der Beleg erstellt wurde, zB "2019"

Ueberschrift_Beleg_Nummer: Belegnummer; wenn der Beleg noch nicht abgeschlossen ist, wird "X" angedruckt.

Ueberschrift_Beleg_Typ: Belegtyp, zB "Rechnung" oder "Angebot"

Vortext_Angebot_GueltigBis: Datum, bis zu dem das Angebot gültig ist (von "Belege" - "Angebot"; funktioniert nur für Belegart "Angebot")

Vortext_Angebot_GueltigVon: Datum, von dem an das Angebot gültig ist (von "Belege" - "Angebot"; funktioniert nur für Belegart "Angebot")

Vortext_Betreff_Beleg: Betreff, der beim Beleg angegeben wurde

Vortext_LeistungszeitraumBis: Leistungszeitraum "bis", der beim Beleg angegeben wurde

Vortext_LeistungszeitraumVon: Leistungszeitraum "von", der beim Beleg angegeben wurde

Vortext_ZahlungenErfasstBis: aktuell ohne Funktion

 Vergiss am Ende nicht, mit Klick auf "Speichern" rechts oben, dein Layout zu speichern!