Kunde ist gleichzeitig Lieferant: Rechnungen gegenverrechnen in der doppelten Buchhaltung

Manchmal ist dein Kunde gleichzeitig auch dein Lieferant – du hast ihm eine Ausgangsrechnung gestellt, gleichzeitig hat er dir eine Eingangsrechnung geschickt. Statt zwei getrennte Überweisungen zu machen, will man in so einem Fall meistens nur die Differenz überweisen. Damit das in der doppelten Buchhaltung sauber ankommt, brauchst du eine Umbuchung über ein Verrechnungskonto.

Wichtig: Ein Debitorenkonto (Forderungen) und ein Kreditorenkonto (Verbindlichkeiten) dürfen in ein und derselben Buchung nicht direkt gegeneinander gebucht werden. Du brauchst dafür ein neutrales Verrechnungskonto als Zwischenschritt.

Ausgangslage

Du hast die Eingangsrechnung (ER) und die Ausgangsrechnung (AR) ganz normal gebucht:

Konto 30000 (Verbindlichkeiten) steht jetzt mit 1.500,00 € offen, Konto 20000 (Forderungen) mit 1.000,00 €. Da es sich um denselben Geschäftspartner handelt, wollt ihr nur die Differenz von 500,00 € überweisen.

Buchungsbeispiel: Umbuchung über Verrechnungskonto

Beleg 14 – Umbuchung (Kreditorseite): Konto 30000 (Verbindlichkeiten) Soll 1.000,00 € an Konto 2890 (Verrechnungskonto) Haben 1.000,00 €. Diese Buchung ordnest du dem offenen Posten der Eingangsrechnung (Beleg 13) zu. Von den ursprünglich 1.500,00 € bleiben damit 500,00 € offen.

Beleg 15 – Umbuchung (Debitorseite): Konto 2890 (Verrechnungskonto) Soll 1.000,00 € an Konto 20000 (Forderungen) Haben 1.000,00 €. Diese Buchung ordnest du dem offenen Posten der Ausgangsrechnung (Beleg 6) zu – damit ist er zur Gänze ausgeglichen.

Das Verrechnungskonto 2890 gleicht sich durch diese beiden Buchungen von selbst wieder auf 0,00 € aus (Haben 1.000,00 € aus Beleg 14, Soll 1.000,00 € aus Beleg 15).

Beleg 16 – Banküberweisung der Differenz: Konto 30000 (Verbindlichkeiten) Soll 500,00 € an Konto 2800 (Bank) Haben 500,00 €. Auch diese Buchung ordnest du dem verbleibenden Rest-OP der Eingangsrechnung (Beleg 13) zu – jetzt ist auch dieser OP zur Gänze ausgeglichen.

Ergebnis: Beide Rechnungen (AR und ER) sind vollständig ausgeglichen, obwohl nur eine einzige Zahlung von 500,00 € über die Bank geflossen ist.

Warum eine Umbuchung über ein Verrechnungskonto?

Ein Debitoren- und ein Kreditorenkonto können nicht direkt in derselben Buchung gegeneinander verrechnet werden. Außerdem lässt sich im Buchungsformular pro Buchung immer nur ein offener Posten desselben Kontos auswählen – du kannst also nicht in einer einzigen Buchung sowohl den Debitor- als auch den Kreditor-OP zuordnen. Die Umbuchung über ein neutrales Verrechnungskonto (in zwei Schritten) löst beides: Jede Teilbuchung betrifft immer nur ein Personenkonto und kann dort sauber einem offenen Posten zugeordnet werden.

Was passiert dabei mit den offenen Posten?

• Der OP aus der Ausgangsrechnung (Beleg 6, 1.000,00 €) wird durch Beleg 15 zur Gänze ausgeglichen.
• Der OP aus der Eingangsrechnung (Beleg 13, 1.500,00 €) wird durch Beleg 14 teilweise ausgeglichen (500,00 € bleiben offen) und durch Beleg 16 schließlich zur Gänze ausgeglichen.

So bleibt der komplette Zahlungsverlauf nachvollziehbar: In der OP-Liste siehst du am Ende beide Rechnungen als erledigt, inklusive der beiden Umbuchungen und der Bankzahlung als Ausgleichsbuchungen.