E-Rechnungen an den Bund übermitteln

Seit Oktober 2019 kannst du auch E-Rechnungen an den Bund direkt mit ProSaldo.net übermitteln. In diesem Kapitel möchten wir dir Schritt für Schritt zeigen, wie du das am Einfachsten machen kannst.

Registrierung am USP

Damit du deine e-Rechnungen an die öffentliche Verwaltung einbringen kannst, ist zunächst eine Registrierung am Unternehmensserviceportal (USP - www.usp.gv.at) erforderlich.

Wie genau die Registrierung abläuft findest du in diesem Blogartikel.

1. Im Menüpunkt "Kontakte"

Du kannst beim Anlegen eines neuen Kontaktes unter dem Menüpunkt „Sonstiges“ die automatische E-Rechnung an den Bund aktivieren.

Danach aktivierst du hier "e-Rechnungen an den Bund" und füllst die Lieferantennummer aus: 

2. Im Menüpunkt "Belege"

Du gehst auf "Belege", "Neu" und "Rechnung" und wählst den Kontakt aus, bzw. kannst du auch direkt die Kontaktdaten eingeben und rechts die E-Rechnung an den Bund aktivieren. Wenn du den Kontakt auswählst, der im Kontakt (Punkt 1) schon die e-Rechnung aktiv hat, werden hier die Daten übertragen. Nun füllst du nur die restlichen Felder aus. 

Hier gibst du die Lieferantennummer und die Auftragsreferenz, die du bei deinem Auftraggeber erfährst, ein. Diese kann eine Bestellnummer, eine Einkäufergruppe oder eine Einkäufergruppe:Referenz sein. Ebenso werden deine Kontodaten automatisch übernommen und es erscheint automatisch die E-Mail-Adresse deines Benutzers. Alle Daten kannst du hier aber nochmals bearbeiten.

Da das alles Pflichtangaben sind, ohne die du keine E-Rechnung an den Bund senden kannst, sind diese Felder, sowie der Empfängername, obligatorisch auszufüllen. Danach klickst du auf „Erstellen“.

Deine Rechnung erscheint in der Liste der Rechnungen mit einem Haken bei „E-Rechnung“. Damit du die Spalte "E-Rechnung" siehst, musst du diese erst aktivieren: 

Danach siehst du bei der erstellten Rechnung den Haken.

Mit dem Klick auf die drei Punkte in der Zeile öffnen sich die Optionen für die Rechnung. Um diese nun ans USP zu schicken gehst du auf „E-Rechnung“ und wählst dort aus, ob du die Rechnung zum manuellen Upload beim USP als XML -File downloaden und lokal abspeichern möchtest, oder ob du sie direkt aus ProSaldo.net uploaden möchtest.

Option Download:

Hier ladest du die Rechnung dann manuell im Unternehmerservice Portal hoch.

Option Upload:

Trage dazu noch deinen Benutzernamen und dein Passwort von USP ein und lade die E-Rechnung direkt hoch.