Rechnungen erstellen

Um eine neue Rechnung zu erstellen, klicke links im Menü auf das Plus-Symbol neben "Rechnungen". Alternativ klicke links im Menü auf "Rechnungen", danach rechts oben auf "Neue Rechnung".

Wähle als erstes einen Kunden (= Kontakt) aus. Gib dafür einfach im Feld "Kunde" (das Feld oben mit der Lupe) einen Teil der Kundennummer, des Nachnamens oder des Vornamens ein. Das System schlägt dir automatisch alle passenden Kontakte vor, aus denen du dann auswählen kannst.

Natürlich kannst du auch alle Felder darunter händisch ausfüllen - das macht dann Sinn, wenn du den Kunden nicht als Kontakt gespeichert hast.

Wenn du beim Kunden eine UID-Nummer einträgst (oder aus dem Kontakt übernommen wurde), kannst du diese mit einem Klick auf die zwei Pfeile rechts vom Eingabefeld prüfen. So kannst du sichergehen, dass die UID-Nummer korrekt ist.

Rechts siehst du immer die Rechnungsvorlage. Das kann entweder die Rechnungsvorlage sein, die du als allgemeinen Standard im Layout-Designer definiert hast, die Rechnungsvorlage, die du beim Kontakt definiert hast oder die Rechnungsvorlage, die für die Personengruppe definiert ist, zu der der ausgewählte Kontakt gehört. Du kannst hier auch eine andere Vorlage auswählen. Die Vorlage selbst kannst du im Layout-Designer erstellen bzw. ändern.

Als nächstes gibst du, wenn du möchtest, einen Betreff ein und wählst das Datum für die Rechnung. Voreingestellt ist immer das Tagesdatum.

Danach fügst du das Produkt ein, dass du verrechnen möchtest. Du kannst - ähnlich wie oben beim Kunden - im Feld "Produkt-Nr." oder im Feld "Produkt" einen Teil der Produktnummer oder der Produktbezeichnung eingeben. Das System schlägt dir während des Tippens automatisch alle passenden Produkte vor, aus denen du dann auswählen kannst. Natürlich kannst du auch ein neues Produkt eingeben. Beachte aber bitte, dass dieses Produkt nicht automatisch für eine weitere Verwendung im System angelegt wird.

Du kannst nach dem Auswählen des Produkts auch noch sämtliche Felder ändern.

Unter der Produktliste siehst du weitere Einstellungen & Konditionen für den Beleg, die du alle bearbeiten kannst. Grundsätzlich verwendet das System die Einstellungen, die du beim ausgewählten Kunden hinterlegt hast.

Wenn du für den EU-OSS (EU-One-Stop-Shop) registriert bist, wählst du unter "Steuerart" den Eintrag "EU-OSS" aus (im Screenshot oben steht aktuell "Österreichische Ust"), rechts daneben dann noch das Land, wohin die Rechnung gehen soll. Oben bei den Produkten ändert sich je nach gewähltem Land die Auswahl der möglichen Steuersätze.

Wenn du fertig bist, kannst du rechts oben speichern. Hierbei wird der Status "in Bearbeitung" vergeben und die Rechnung kann noch verändert werden. Außerdem hat die Rechnung die Belegnummer X - erst, wenn du eine Rechnung endgültig abeschließt, bekommt sie eine laufende Rechnungsnummer zugewiesen. Mit Klick auf den Button "Vorschau" öffnet sich ein neues Fenster mit der PDF-Vorschau deines Beleges. Wenn du den Beleg kontrolliert hast, musst du den Beleg abschließen (= Status "Abgeschlossen"). Klicke dazu rechts oben auf den Button "Erstellen". Damit wird die Rechnung abgeschlossen und die nächste freie Belegnummer automatisch vergeben.

Wenn eine Rechnung abgeschlossen wird, erstellt das Programm dazu automatisch ein Kunden- bzw. Lieferantenkonto (wenn dies noch nicht existiert) sowie einen offenen Posten.

Beachte bitte: Abgeschlossene Rechnungen können weder geändert noch gelöscht werden. Hier musst du eine Gutschrift zur Rechnung erstellen.